Conflitto tra presidente e tesoriere nella gestione delle entrate della ASD

A cura diDott. Alessio FerrettiDottore Commercialista · Pubblicato il 23/10/2026

Un conflitto tra presidente e tesoriere nella gestione delle entrate della ASD non si risolve scegliendo chi abbia ragione in base al ruolo. La decisione utile consiste nel ricostruire la singola entrata con una sequenza comune: origine dell’incasso, documento che lo descrive, canale di pagamento, registrazione interna e disponibilità effettivamente rilevata. Se uno di questi passaggi non coincide, lo scarto resta da spiegare: non va trasformato in una correzione frettolosa o in un’accusa.

Presidente e tesoriere possono quindi uscire dal confronto personale ponendo quattro domande sullo stesso dato: quale entrata è in discussione, a quale periodo è stata attribuita, quale documento la collega al pagamento e quale saldo o elenco la conferma. La risposta cambia a seconda che il problema riguardi un importo duplicato, un incasso non abbinato o una diversa lettura della causale. Il risultato concreto è una decisione tracciabile: mantenere il dato, correggerlo con una motivazione documentata oppure lasciarlo separato come differenza ancora aperta.

Individuare il punto reale del conflitto

Il primo errore è discutere di “entrate mancanti” senza isolare il movimento cui ci si riferisce. Presidente e tesoriere possono usare parole diverse per indicare fatti diversi: il primo può richiamare un’attività svolta o un importo atteso, il secondo un incasso visibile in un riepilogo. Prima di confrontare i saldi, conviene identificare una riga: descrizione, data indicata nel documento, importo, persona o attività di riferimento e canale con cui l’incasso risulta ricevuto.

Da qui emergono tre situazioni operative diverse. La prima è un dato presente in entrambi gli elenchi ma associato a periodi differenti: il punto da decidere è la data da usare nel prospetto interno, non l’esistenza automatica di una nuova entrata. La seconda è un pagamento rilevato da un canale ma privo di documento o causale riconoscibile: la riga non va sommata una seconda volta soltanto per far coincidere due elenchi. La terza è un documento che attesta una somma ma non trova riscontro nel riepilogo dei movimenti esaminato: qui la differenza va mantenuta visibile, con l’indicazione di ciò che potrebbe chiarirla.

La discussione diventa più gestibile quando ogni affermazione è ricondotta a una di queste alternative. Il presidente può indicare il fatto operativo da ricostruire; il tesoriere può indicare il punto del prospetto in cui il collegamento manca. Nessuno dei due ruoli sostituisce il confronto tra le evidenze disponibili.

Flusso documentale per ricostruire l’entrata

Un controllo interno organizzativo può seguire un flusso documentale unico, applicato prima alla singola differenza e poi, se utile, all’insieme delle entrate del periodo.

1. Partire dalla voce contestata. Si apre una scheda di confronto con descrizione dell’entrata, importo, data riportata e motivo preciso del disaccordo. “Il saldo non torna” è troppo generico; “pagamento digitale senza abbinamento nel riepilogo” consente invece una ricerca mirata.
2. Affiancare origine e incasso. Si collocano sullo stesso prospetto il documento disponibile e la registrazione del canale di pagamento. Se i dati coincidono, la riga può essere marcata come collegata; se non coincidono, si annota quale elemento diverge, senza modificare subito l’importo.
3. Separare gli scarti aperti dalle correzioni motivate. Una correzione interna può prevedere una nota con documento di supporto, motivo e data della decisione. Uno scarto senza spiegazione resta invece in un elenco distinto: è un esito operativo utile, perché evita che venga nascosto dentro un totale apparentemente coerente.
4. Chiudere con una decisione condivisa. Presidente e tesoriere possono approvare il prospetto di riconciliazione come base di lavoro, indicando le righe confermate, quelle rettificate e quelle da approfondire. In questo modo la decisione riguarda dati identificabili, non ricostruzioni orali successive.

Esempio aritmetico illustrativo

Dati ipotetici: il prospetto interno riporta entrate complessive per euro 4.800, composte da euro 1.200 di incassi in cassa e euro 3.600 di pagamenti digitali; nel riepilogo del canale digitale risultano euro 3.550. L’esempio mostra uno scarto circoscritto al canale digitale, non dimostra la completezza delle registrazioni né attribuisce una causa allo scarto.

Il passaggio risolutivo non è sottrarre nuovamente lo scarto dal totale interno. È cercare, tra le registrazioni digitali, quale voce compone la differenza e quale documento può collegarla al riepilogo del canale. Se quel collegamento viene trovato, la scheda indica la ragione della differenza; se non viene trovato, il prospetto conserva uno scarto esplicito. Il prospetto non include imposte, regole agevolative, finanziamenti, ammortamenti o altre voci non dichiarate.

Decidere senza sovrapporre compiti e responsabilità

Quando l’entrata è ricostruita, la ASD può definire una regola organizzativa per le successive verifiche: chi aggiorna il prospetto, chi conserva il documento di origine, chi confronta i canali di incasso e come viene annotata una rettifica. Non occorre creare passaggi complessi: è più utile che il criterio sia comprensibile e ripetibile per chi amministra l’associazione.

Una buona pratica è distinguere l’inserimento del dato dalla sua revisione. Il tesoriere può predisporre il riepilogo e segnalare le righe non abbinate; il presidente può portare gli elementi operativi utili a identificare l’entrata; la decisione condivisa può essere annotata accanto alla riga. Se le persone coinvolte coincidono o l’organizzazione è ridotta, il medesimo confronto può essere svolto in due momenti distinti, così da rendere leggibile il passaggio tra dato originario e decisione.

Questo approccio evita anche un equivoco ricorrente: un totale che appare coerente non chiarisce da solo perché una singola riga sia stata mantenuta o modificata. La qualità della ricostruzione dipende dal collegamento tra documento, movimento e annotazione interna. Per impostare una sequenza più ampia di dati e decisioni può essere utile questa guida sul commercialista specializzato nello sport e la sequenza delle decisioni.

Quando coinvolgere lo studio

Conviene coinvolgere lo studio quando presidente e tesoriere hanno ricostruzioni incompatibili della stessa entrata, quando gli scarti si ripetono nel tempo oppure quando una correzione inciderebbe su prospetti già usati per decisioni associative. In questa fase non serve inviare subito materiale riservato: è sufficiente descrivere la situazione, l’urgenza percepita e l’elenco dei documenti disponibili, ad esempio prospetti interni, evidenze dei canali di incasso e annotazioni già effettuate. Le modalità di trasmissione possono essere concordate dopo il contatto.

Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può esaminare il confronto tra le registrazioni dell’ASD, ordinare i documenti disponibili e definire le priorità fiscali, contabili e relative al lavoro sportivo che emergono dal caso. Il servizio aiuta presidente e tesoriere a distinguere una differenza documentata da una voce ancora da ricostruire, così da decidere quali informazioni integrare prima di procedere.

Per una prima valutazione senza impegno, descrivi situazione, urgenza e documenti disponibili: richiedi un’analisi preliminare.